Współcześni przedsiębiorcy poszukują nowoczesnych rozwiązań, które pozwolą im elastycznie dopasowywać się do wymagań rynku i branży, w jakiej działają. Jednym z takich rozwiązań są wirtualne biura. Sprawdź, czy to opcja również dla Ciebie.
- Czym jest wirtualne biuro?
- Wirtualne biura to nie tylko adres
- Co można zyskać, wykorzystując wirtualny adres?
- Ile kosztuje wirtualne biuro?
Wirtualne biura pojawiają się w coraz większej ilości polskich miast. Są bardzo popularne na zachodzie Europy, a w Polsce stale zyskują nowych zwolenników.
Czym jest wirtualne biuro?
Biuro kojarzy się z miejscem, gdzie dana firma ma swoją siedzibę. Najczęściej siedzą w nim pracownicy, którzy zajmują się obsługą klientów stacjonarnie i zdalnie. To także miejsce, do którego można przyjść i porozmawiać z przedstawicielem firmy. Wirtualne biuro tylko w części przypomina to tradycyjne.
Czym jest wirtualne biuro? To tak naprawdę usługa, którą jedna firma świadczy dla wielu innych firm. Korzystając z wirtualnego biura, przedsiębiorca zyskuje wirtualny adres, pod którym może zarejestrować swoją firmę. To jednak nie wszystko – adres wirtualnego biura można wykorzystać nie tylko do rejestracji firmy, ale również do oficjalnej komunikacji z klientami. Ten adres może widnieć na wizytówkach, w KRS lub CEiDG, a także na wszelkiego rodzaju dokumentach. Można go podać również jako adres do korespondencji z urzędami administracji publicznej.
Wirtualne biura to nie tylko adres
Usługi wirtualnego biura nie kończą się jednak jedynie na odpłatnym użyczeniu adresu. Wirtualne biuro oferuje również pełną obsługę korespondencji przychodzącej – pracownicy mogą ją jedynie gromadzić i przekazać klientowi w wyznaczonym przez niego czasie, lub również otwierać, skanować i przesyłać drogą mailową. Dzięki temu korespondencja dociera do przedsiębiorcy na czas, co jest szczególnie ważne, jeśli list do podatnika wyśle urząd skarbowy lub ZUS.
Mówiąc o wirtualnym biurze, można mówić o pełnym outsourcingu obsługi biurowej. Każdy przedsiębiorca, który korzysta z wirtualnego biura, otrzymuje do dyspozycji nowocześnie urządzoną przestrzeń biurową, z której może korzystać w ramach podpisanej umowy. Nie musi więc mieć własnego biura, płacić kilku tysięcy złotych za wynajem przestrzeni do prowadzenia formy lub rejestrować działalności gospodarczej w swoim miejscu zamieszkania. W biurze znajdują się wszystkie potrzebne do pracy biurowej sprzęty, w pełni wyposażone sale konferencyjne i gabinety, a także biurka, które można wynająć na godziny. Zatem kiedy przedsiębiorca chce się spotkać ze swoim klientem, wystarczy, że zarezerwuje przestrzeń w swoim wirtualnym biurze i zaprosi tam klienta. Może zamówić również profesjonalną obsługę spotkań, dzięki czemu wywrze na swoich kontrahentach pozytywne wrażenie.
Co można zyskać, wykorzystując wirtualny adres?
Wirtualne biuro pozwala na ogromne oszczędności. Wynajem biura w centrum Warszawy kosztuje majątek, a z pewnością jest zbyt drogi dla początkującego przedsiębiorcy, który właśnie rozpoczyna swoją karierę w biznesie. Tymczasem biura wirtualne znajdują się w najbardziej rozchwytywanych przez przedsiębiorców lokalizacjach. Korzystając z usług wirtualnego biura, każdy klient zyskuje więc prestiżowy adres miejsca wykonywania działalności, adres rejestracyjny dla firmy, a także możliwość korzystania z profesjonalnej obsługi. To nie tylko obsługa korespondencji i jej wysyłka na adres mailowy, ale również nieoceniona pomoc w codziennych kontaktach z klientami.
Wybierając wirtualne biuro na adres Twojej firmy, nie musisz korzystać z własnego adresu zamieszkania. Na Twoich wizytówkach, w stopce maila czy w dokumentach rejestrowych znajdzie się prestiżowy adres, który znacznie lepiej wpływa na wizerunek w oczach potencjalnych klientów, niż adres domowy. To łatwy sposób na oddzielenie sfery firmowej od prywatnej. Z biura wirtualnego możesz korzystać zawsze wtedy, kiedy tego potrzebujesz, minimalizując koszty prowadzenia działalności i ograniczając czas, jaki trzeba poświęcić na rzeczy z pozoru prozaiczne i nieważne, jak obsługa korespondencji czy organizacja pracy biurowej.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Chcąc zyskać prestiżowy adres dla biznesu, trzeba się jednak przygotować na comiesięczny wydatek. Oczywiście usługi biur wirtualnych nie są darmowe, jednak ich koszt znacznie różni się od samodzielnego wynajmu przestrzeni biurowej w dobrej lokalizacji w centrum dużego miasta. Za podstawowy pakiet usług trzeba zapłacić kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Pozostałe usługi, których nie obejmuje wykupiony pakiet, są dodatkowo płatne. Każdy przedsiębiorca może wybrać zestaw świadczeń, który jest najlepiej dopasowany do jego potrzeb. Jeśli chcesz otrzymywać informację o nowej korespondencji, wystarczy ze zamówisz usługę powiadomienia przez SMS lub email. Potrzebujesz sali konferencyjnej na spotkanie? Zarezerwuj ją w kilku prostych krokach. Za pierwsze kilka godzin w miesiącu nie zapłacisz niż, za kolejne odpowiednią, podaną wcześniej stawkę godzinową.
Proste, prawda? Zatem, jeśli zakładasz działalność gospodarczą i stawiasz na nowoczesne rozwiązania, wirtualne biuro jest właśnie dla Ciebie!
